Données Personnelles

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SOUTH PACIFIC MANAGEMENT

SOUTH PACIFIC MANAGEMENT s’engage à respecter et protéger la vie privée de ses clients. La présente Charte de confidentialité adoptée par notre société vous permet ainsi d’être informé(e)s des informations que nous collectons auprès de nos clients hôtel ainsi que des visiteurs de nos sites internet :  www.spmhotels.com et www.spmhotelsgroup.com

Par ailleurs, nous vous présentons les raisons et la manière dont SOUTH PACIFIC MANAGEMENT utilise ces informations.

  • QUELLES SONT LES INFORMATIONS PERSONNELLES COLLECTÉES ?

SOUTH PACIFIC MANAGEMENT collecte les « Informations personnelles » suivantes : nom, prénoms, adresse, adresse email, numéro de téléphone, âge, sexe, image, informations des cartes de paiement, passeport, dépenses réalisées à l’hôtel, information sur les vols et horaires d’arrivée et de départ ainsi que les plaintes et demandes spécifiques de nos clients.

  • POURQUOI lES INFORMATIONS PERSONNELLES DES CLIENTS SONT-ELLES COLLECTÉES ?
  1. Pour garantir un service de qualité à nos clients

SOUTH PACIFIC MANAGEMENT collecte les données personnelles des clients qui résident dans les établissements que la société représente dans le but de garantir la meilleure expérience de séjour possible

Les informations personnelles collectées permettent de mieux gérer les réservations et d’offrir un service de qualité aux clients.

  1. Pour informer au mieux nos clients

SOUTH PACIFIC MANAGEMENT utilise aussi les données pour envoyer des offres et services personnalisés. Ces informations sont principalement envoyées par lettre d’information électronique.

Certaines informations personnelles pourront être partagées avec des sociétés partenaires telles que le call center (WE ARE YOU), les plateformes d’emailing (MAILCHIMPS, MAILPERFORMANCE) et de réservations (FASTBOOKING) ou directement avec les établissements représentés.

Nos partenaires se sont engagés à respecter la confidentialité des données partagées avec SOUTH PACIFIC MANAGEMENT.

Nos clients ont la possibilité de refuser de recevoir des informations en provenance de SOUTH PACIFIC MANAGEMENT ou de nos autres partenaires. Pour cela il est nécessaire de nous envoyer un courrier électronique à l’adresse suivante : webmarketing@spmhotels.pf .

  • COMMENT LES INFORMATIONS PERSONNELLES DES CLIENTS SONT-ELLES COLLECTÉES ?

SUR NOTRE SITE WEB

A. Lorsqu’un utilisateur accède à notre site Web

Lorsqu’un utilisateur visite notre site Web, il reçoit un « cookie » et un identifiant est attribué à son ordinateur. Un cookie permet d’enregistrer les comportements d’un utilisateur sur un site internet. Les cookies permettent d’offrir à l’internaute une expérience personnalisée et à l’hôtel de recueillir des informations personnelles qui seront utilisées à des fins marketing.

Ces cookies sont utilisés pour améliorer l’expérience client sur www.spmhotels.com

et  www.spmhotelsgroup.com  et permettent de proposer des publicités ciblées susceptibles d’intéresser les utilisateurs.

Si l’utilisateur ne bloque pas l’utilisation des cookies, cela est considéré comme une acceptation des méthodes d’exploitations des données collectées par SOUTH PACIFIC MANAGEMENT.Sachez que les principales données analysées et collectés grâce aux cookies sont le nombre de visites, le temps passé sur le site, la situation géographique des utilisateurs…

Grâce à ces informations nous pouvons continuellement mettre à jour et améliorer notre site internet.

Si l’utilisateur ne souhaite pas accepter les cookies, il peut les bloquer en réglant les paramètres du navigateur utilisé.

B.Lorsqu’un utilisateur parcourt notre site Web

Lorsqu’un utilisateur visite et parcourt notre site internet, son identité personnelle n’est pas communiquée. En effet, nos outils nous permettent uniquement de connaître les pages que l’utilisateur a consulté, la durée de sa visite, sa provenance ainsi que son sexe…. Ces données anonymes nous sont fournis grâce à l’outil Google Analytics et nous les exploitons pour améliorer notre ligne éditoriale ainsi que la qualité de notre site web.

Cependant, lorsqu’un utilisateur visite notre site Web et souhaite prendre contact avec nous via le formulaire de contact, alors ses informations personnelles lui seront demandées, telles que son nom, prénom, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone.

Ces données sont demandées afin de mieux répondre aux demandes de nos clients. Lorsqu’un client nous fournit des données personnelles, celui-ci affirme avoir pris connaissance et accepter les conditions générales de notre présente Charte de confidentialité. Dans le cas où, le client ne souhaiterait pas fournir ses informations par Internet, sachez qu’il est possible de contacter notre Centrale de réservation par téléphone au (+689) 40 50 84 45.
Par ailleurs, lorsqu’un client s’inscrit à la newsletter, celui-ci nous fournit son nom, prénom, date de naissance et son adresse électronique. Ces informations sont ajoutées à notre liste de diffusion stockées sur l’outil MAILCHIMPS ou MAILPERFORMANCE. Ces données permettent à SOUTH PACIFIC MANAGEMENT d’envoyer des lettres d’information électroniques personnalisées à ses clients.

L’ajout à ces listes nécessite l’accord d’un client. Notez que celles-ci sont destinées à une utilisation interne uniquement. Nos bases de données ne sont ni vendues, ni louées à des tiers.

Par ailleurs, tous nos clients ont la possibilité de demander le retrait de ses informations de ces listes à tout moment. En effet, tout client peut accepter ou refuser toute forme de communication de la part de notre établissement.

C. Lorsqu’un utilisateur réserve sur notre site web

Lors d’une réservation sur notre site web, l’utilisateur doit remplir un formulaire contenant ses coordonnées et les informations de sa carte de paiement. Une fois que le client a validé le formulaire, le numéro de sa carte est enregistré dans nos bases de données. Les informations collectées sont ensuite utilisées par nos agents de réservation pour valider les réservations.

Les transactions effectuées sur notre site internet sont ensuite enregistrées dans notre système de réservation ainsi que dans nos archives. Ces informations nous permettent de répondre aux mieux aux demandes relatives aux transactions réalisées mais également pour préparer l’arrivée et le départ de nos clients ainsi que le paiement de la réservation.

LORSQUE QU’UN CLIENT EFFECTUE UNE RÉSERVATION

Il est possible d’effectuer une réservation en contactant notre centrale de réservations SOUTH PACIFIC MANAGEMENT basée en Polynésie française ou avec l’aide de notre Call Centrer situé aux Etats Unis : « WE ARE YOU ».

Les clients doivent alors fournir les informations personnelles suivantes : le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone et le moyen de paiement.

Les informations personnelles collectées seront ensuite envoyées à l’établissement concerné. La confirmation de la réservation sera adressée au client, en général par courrier électronique.

PENDANT LE SÉJOUR D’UN CLIENT DANS UN DES ÉTABLISSEMENTS QUE NOUS GÉRONS

Pendant le séjour du client, l’hôtel enregistre les dépenses détaillées afin d’élaborer correctement la facture du client, qui comprend le tarif de la chambre et toutes les autres dépenses facturées sur la chambre. L’hôtel enregistre également ces informations afin de respecter les exigences en matière d’information financière, y compris celles imposées par les auditeurs et les organismes de réglementation gouvernementaux. L’hôtel peut être amené à collecter certaines informations conformément aux lois locales (par exemple : le numéro de passeport). Des informations propres au séjour pourront également être stockées (problèmes de santé, difficultés de paiement, demandes spécifiques, plaintes…). Ces informations récoltées durant le séjour sont stockées au sein du système de gestion de l’hôtel. Certaines informations concernant la préférence en matière de service peuvent être communiquées à SOUTH PACIFIC MANAGEMENT par le biais de la plateforme de gestion/réservation. Il est toujours possible d’aviser l’hôtel ou SOUTH PACIFIC MANAGEMENT que le client ne souhaite pas partager certaines informations.

En outre, l’hôtel peut être amené à conserver le contenu de tout document (dont des lettres, des commentaires, des courriers électroniques …) que le client a envoyé avant, pendant et après le séjour. Ces informations pourront être communiquées à SOUTH PACIFIC MANAGEMENT. Enfin, en prévision d’un séjour, l’hôtel peut être amené à collecter la photo du client accessible sur internet afin de reconnaître le client à l’arrivée et d’offrir un service client adapté.

COMMENT LES INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES STOCKEES PAR SOUTH PACIFIC MANAGEMENT ?

Les informations personnelles des clients sont stockées, utilisées et transférées pour traitement, en vertu du droit local, des autorités judiciaires, policières et de sécurité du territoire. Ces données peuvent être aussi collectées à des fins marketing dans le but d’améliorer l’expérience client au sein des établissements.

AU SEIN DES HOTELS QUE NOUS GERONS

L’hôtel stocke les informations personnelles des clients dans un emplacement sécurisé, notamment sous forme de base de données, de classeurs archivés mais également dans le système de réservation de l’hôtel.

Ces informations sont accessibles uniquement par le personnel de l’hôtel pour le bon fonctionnement général de l’hôtel et l’optimisation de l’expérience des clients séjournant dans notre hôtel.

En tant que gestionnaire de l’établissement, SOUTH PACIFIC MANAGEMENT peut également utiliser ces informations personnelles pour établir la stratégie et les actions commerciales et marketing de l’hôtel. Les principales informations des clients exploitées sont : la provenance, l’âge, le panier moyen, le durée moyenne de séjour, les comportements, les plaintes et demandes spécifiques ainsi que les adresses email.

DANS NOTRE SYSTÈME CENTRALISÉ DE RÉSERVATIONS
Afin d’assurer un service de qualité, nous stockons les profils de chacun de nos clients dans notre système centralisé de réservations clients.

Ainsi, lorsqu’un client effectue une réservation, des informations sont transmises à l’hôtel.
D’autres informations au sujet de la transaction sont également stockées dans notre système, telles que le nombre de séjours effectués dans les établissements que nous représentons et le nombre de nuits pour chaque séjour. Toutes ces informations sont collectées dans le but de garantir un meilleur service et de continuellement améliorer l’expérience des clients au sein de nos propriétés.

AU SEIN DE NOTRE SERVICE MARKETING
SOUTH PACIFIC MANAGEMENT collecte et conserve des bases de données composées d’informations relatives aux clients, pour des raisons commerciales, marketing et managériales. Les clients recevront uniquement les informations qu’ils ont accepté de recevoir. Toute information envoyée s’accompagne d’instructions claires sur la façon de procéder pour ne plus recevoir de contenu promotionnel.

  • LES INFORMATIONS STOCKÉES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?

Malgré les efforts mis en place pour protéger la confidentialité des informations personnelles des clients que nous conservons dans nos archives et système d’exploitation, nous ne pouvons pas garantir une sécurité optimale.

En effet, la protection des informations de nos clients peut être compromise par un accès ou un usage frauduleux, une défaillance matérielle ou technique, ou divers autres facteurs.

Malgré, un déploiement de protections contractuelles, nous ne sommes pas en mesure de garantir la protection des informations personnelles hébergées par des tiers.  Veuillez noter également que les communications par courrier électronique ne sont pas sécurisées. L’utilisation de courriers électroniques comporte un risque. Il est nécessaire de garder à l’esprit que lorsqu’un client demande des informations ou nous envoie des formulaires par courrier électronique (par exemple, depuis la section « Contactez-nous » de notre site Web), ces échanges ne sont pas sécurisés. Il est donc important de ne pas inclure d’informations confidentielles (ex : numéro de carte de paiement) lorsqu’un client nous envoie un courrier électronique. Pour la protection du client, les réponses envoyées par l’hôtel ne contiendront aucune information confidentielle.
Enfin, dans un souci de prudence, il est recommandé de fermer le navigateurs lorsqu’un utilisateur a fini d’utiliser un formulaire ou le site de réservation.

  • QUELLES INFORMATIONS PERSONNELLES PEUVENT ÊTRE TRANSMISES À DES TIERS ?

Nous nous réservons le droit de transmettre les informations personnelles de nos clients aux agents, sous-traitants ou fournisseurs de services tiers des établissements que nous gérons afin qu’ils répondent au mieux aux besoins de nos clients. Toutefois, SOUTH PACIFIC MANAGEMENT a recours à des engagements contractuels ou autres pour garantir que ces tiers protègent les informations personnelles selon les principes prévus par la présente Politique de confidentialité.
Les informations personnelles sont partagés avec les établissements que nous gérons selon les conditions exposées ci-dessus.

Nous ne partagerons les informations personnelles sans l’accord du client que dans les cas où : (a) cela est requis ou autorisé par la loi (par exemple en cas d’assignation à témoin) ; (b) cela est nécessaire pour fournir les services demandés par le client, auquel cas le consentement sera présumé (par exemple, pour une location de voiture) ; (c) le séjour a été payé par un tiers, auquel cas nous fournirons les informations de facturation au tiers payant ; (d) le client n’a pas réglé son solde débiteur à l’hôtel.
Si SOUTH PACIFIC MANAGEMENT soupçonne une activité illégale, l’hôtel se réserve le droit de transmettre ses découvertes ou suspicions à la police ou à tout autre organe d’exécution de la loi.

Par ailleurs, pour les clients ayant souscris à notre newsletter, leurs adresses e-mails seront alors insérées dans notre base de données stockées par les sites MAILCHIMPS & MAILPERFORMANCE et archivées sur notre serveur.

  • COMMENT UN CLIENT PEUT-IL CONSULTER SES INFORMATIONS PERSONNELLES ?

Nos clients qui souhaitent connaître les informations personnelles que nous détenons les concernant peuvent nous transmettre leur demande par mail à l’adresse suivante info@spmhotels.pf . Néanmoins, pour protéger les informations personnelles, nous demanderons au client de prouver son identité au moment de la demande

Si le client fait une demande en personne, nous lui demanderons de présenter une pièce d’identité avec photo, telle qu’un passeport ou un permis de conduire, et il devra signer un formulaire de demande.
Si la demande est réalisée par un autre moyen, il sera nécessaire de la formuler par écrit et de nous la faire parvenir par e-mail, par fax ou par courrier, en incluant une copie de la pièce d’identité et la signature du client. Nous aurons également besoin de l’adresse personnelle et du numéro de téléphone pour que nous puissions vérifier qu’ils correspondent à ceux que nous avons dans nos fichiers et confirmer l’identité.
Les informations ci-dessus sont nécessaires pour créer une piste de vérification sur la façon dont la demande a été gérée. Nous sommes susceptibles de conserver toutes les correspondances liées à la demande et de les ajouter aux informations personnelles du clients.
SOUTH PACIFIC MANAGEMENT se réserve le droit de décliner l’accès aux informations personnelles dans certaines circonstances. Si nous décidons de ne pas divulguer les informations personnelles d’un client, nous indiquerons les raisons de cette non-divulgation.

  • COMMENT UN CLIENT PEUT-IL MODIFIER SES INFORMATIONS PERSONNELLES ?

Si, à tout moment, un client souhaite mettre à jour ou consulter ses informations personnelles, il peut nous contacter :

  • par courrier électronique à l’adresse : info@spmhotels.pf
  • par fax au +689 40 42 99 14
  • par lettre, à l’attention de :

South Pacific Management

BP 460 98 713 Papeete – Tahiti – Polynésie française

  • COMBIEN DE TEMPS LES INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Les informations personnelles seront stockées pendant la durée prévue par la loi applicable. Elles pourraient l’être indéfiniment, sous réserve d’un motif professionnel. Occasionnellement, nous supprimerons les informations personnelles si le client n’a pas séjourné dans les établissements que nous gérons pendant plusieurs années.

  • COMMENT SAVOIR SI DES CHANGEMENTS SONT APPORTÉS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ?

Si nous décidons d’apporter des modifications importantes à notre Politique de confidentialité, nous les publierons sur nos sites internet www.spmhotels.com et www.spmhotelsgroup.com pour que nos clients sachent comment nous gérons les informations personnelles à tout moment. Des changements mineurs peuvent être effectués et publiés dans une politique révisée. Lesdits changements ne s’appliqueront pas de façon rétroactive pour les informations personnelles pour le partage desquelles vous avez exprimé votre accord avant l’entrée en vigueur des changements à la politique de confidentialité, sauf si la loi l’exige. Si nous décidons d’utiliser les informations personnelles d’une façon différente de celle prévue par la présente Politique de confidentialité, nous informerons nos clients par courrier électronique envoyé aux dernières adresses connues de nos clients. Si un client n’accepte pas la nouvelle utilisation des informations personnelles, il est possible de la refuser par écrit. Si le client n’exprime pas d’objection, il sera réputé avoir consenti à la nouvelle utilisation des informations personnelles.

  • CARRIÈRES

Notre rubrique « carrières » sur www.spmhotels.com et www.spmhotelsgroup.com permet aux personnes qui souhaitent être considérées pour un emploi potentiel de joindre leur curriculum vitae pour considération. Nous n’utiliserons pas les informations que vous fournissez à d’autres fins que de déterminer vos qualifications pour un emploi potentiel au sein du Groupe SOUTH PACIFIC MANAGEMENT

 

Date d’entrée en vigueur : le 25 mai 2018